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創業項目管理是怎樣進行的?

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(3)人員組成的流程與權限還不是很清晰

許多工程公司對此缺乏明確的制度規定,沒有規定項目部人員的出處、選用權限、項目部組建流程等規範的制度。這就導致:

第一,相關部門在人員配置上沒有合理的規劃。由於項目部人員配備沒有一個規範的制度,因此各相關的職能部門在規劃人員配置上缺少相應的依據,可能造成實際的人員招募、培養與實際的需要相脫節。

第二,難以平衡各項目部之間在人員配置上的需求。在人員選擇權限不明確的情況下,當項目部之間在人員需求上出現衝突時,就靠非正式的協商方式嘗試解決,人員輸出部門很難進行平衡的協調。

2、缺乏強力的、規範化的項目協調機制

前文提到了,多頭領導、多頭指令、雙向負責的現象是工程公司項目管理中必然存在的現象,因此協調機制與協調工作就顯得尤為重要。但是大部分工程公司在這方面做的並不盡如人意。

從協調方式上,目前更多的是採取個人的、行政式的協調方式。依靠公司領導個人的權威以及行政權力;導致的情況是,一些公司領導比較關心的項目,工作相對容易開展,其他項目則協調工作相對開展難度較大。

應該說,以上的協調方式缺乏法定規則,不夠規範,更多地依靠高層權威發揮作用,從短期來看能夠解決一時的問題,但絕不是長久之計;另外,這種協調方式也會較多佔用高層管理人員的時間和精力,使他們無法更多關注戰略層面的思考與決策工作。最後,這種“人制”特點顯著的方式,從本質上無法滿足工程項目條線複雜、協調工作較多的特點,必然顧此失彼。

3、缺乏系統化的項目計劃、監控與考核體系

項目運作的特點,就是“要在一定時期內、由固定的人員、在一定成本內完成某項固定的任務。”因此對於項目的時間、成本、技術、質量、安全、客戶滿意度等方面都需要系統的前期計劃、中期監控、後期考核體系。

但是國內很多公司目前缺乏嚴格的監控系統,特別是對於成本監控方面是顯著缺乏的,表現為目前大部分項目都沒有開展財務預決算工作,因此對於項目的成本監控、考核也就無從談起。

另外,有些公司中也存在着監控主體不明、多頭管理的現象,多個部門涉及到監控職能,但是究竟哪個部門為主卻沒有明確。這也直接影響到了上述工作的開展。

針對上述問題,筆者建議從以下幾方面着手予以改善:

1、在公司總體的組織與職責體系下,系統梳理項目組的崗位、職責、流程等

結構、職責、流程是保證組織順暢運行與管理的基礎,要解決好項目管理中的問題,也必須從上述問題着手,多花些心思、時間在基礎性工作上。

在這一過程中,有很多經驗和資料是可供參考的,比如國家建委新近出台的《建設項目工程總承包管理規範》中,就對工程總承包項目的崗位設置、職責等做出了明確規定。

2、建立強力的協調、管控部門與相關機制

要從根本上解決矩陣式項目中的雙向衝突問題,必須有一個強力的協調部門以及配套的協調機制。

大部分工程公司都會設立類似“項目管理部”之類的部門,並且在人員配置上、權限分配上予以一定的傾斜和保障。

同時,也可以以該部門牽頭,建立公司對於項目的管控機制,以計劃、監控、考核為主要手段,實現對於公司項目的整體把握。

3、逐步建立項目人員儲備機制

項目管理人員(特別是項目經理)的缺乏也是很多工程公司在進行項目管理時頭疼的問題。而且,從人員比例上來看(項目管理人員:專業技術人員),國內工程公司也是遠遠落後於國外同行的。

因此,儘快建立項目人員的儲備機制,在公司內部技術人員中開展人員資格認定工作,建立合格項目人員(包括項目經理)數據庫,項目部需要人員時,即可從相應的數據庫中進行選擇,也可以避免在人員招聘方面的重複工作與成本浪費。更可以逐步建立公司自身的人員階梯與人員儲備庫,保證公司的長期發展。

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