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北京吳裕泰茶莊實施信息化

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  北京吳裕泰茶莊實施信息化

  北京吳裕泰茶葉公司是具有悠久歷史的老字號茶葉集團,以生產、加工、供應各個門店零售茶葉為主,兼營茶社,地域涉及北京市內主要地區及門頭溝、通州等遠郊區縣。公司擁有一個外庫、一個內庫、28家連鎖店(其中包括13家直營店、15家加盟店),員工約 150人,經營品種300餘種,年銷售額5800萬元,其中位於王府井、北新橋的三家直營店的銷售額占公司總銷售額的60%以上,單店銷售額達30多萬元。在企業通過IS09002認證后,為了滿足企業日益增大的規模及連鎖經營的特點,為了加強企業在市場中的競爭能力,提高經濟效益,全面實現計算機管理,達到信息共享、統一管理,顯得尤為重要。

  企業狀況

  在本次信息化建設中,主要涉及公司管理層、培訓部、行政人事部、財務部、營運部、採購部、配送部等 七個大部門,還涉及門店。每個部門主要負責的業務內容如下:

  公司管理層負責整體的業務監控與公司戰略的制定,在本次信息化建設中主要體現為領導查詢的功能。

  培訓部、行政人事部主要負責公司的人力資源管理,包括的內容有檔案管理、工資管理以及培訓事宜。

  採購部、營運部主要負責的工作有原料茶的採購、原料茶及成品茶的質量檢驗、茶葉的拼配、原料茶及成品茶的定價、結算共五個業務,並且還要負責管理直營店和加盟店。

  配送部主要負責的工作包括執行業務部門的加工拼配、對各個門店進行產品的配送、實物的庫存管理,包括採購入庫、銷售出庫、其他出入庫及盤點業務、存貨的核算四個業務。

  財務部門負責公司的財務管理包括資金、費用、利潤等。

  開發部開發自營店,發展加盟店,加強對公司營運設備器材的維護與保養工作,保證所有設備器材符合營運標準。

  各個門店負責實際產品的銷售。

  通過互相選擇,吳裕泰茶葉公司委託聯想為吳裕泰信息化提供解決方案。經過調研,聯想了解到吳裕泰公司在管理方面大部分還採用的是手工方式,一些業務流程中存在漏洞。因此,針對實際情況,聯想為吳裕泰公司設計了符合它自身的管理流程和信息系統。

  採購管理

  採購管理是指與採購行為直接相關的一些活動的管理,主要包括以下功能子模塊:

  請購檢驗是採購之前的一個環節,由茶葉公司開出請購單,供應商把自己的樣品茶葉送到公司檢驗。茶葉公司收到供應商的茶葉樣品后錄入請購單中,由業務部門進行質檢。如果產品合格,錄入到分成包商調查表,不合格不予錄入。送檢驗的茶葉剩餘部分作為贈品入庫。

  採購訂單簽批業務部門根據分成包商調查表確定茶葉供應商,採購數量根據公司實際業務需求制定,填寫採購訂單。然後採購訂單交給經理簽批,經理可以否決訂單的任何一條採購信息,並且可以根據實際需求修改採購數量。

  收貨質檢採購訂單發送以後,供應商把貨品送到配送中心。配送中心根據實際收貨數量開出收貨單、配送中心在收貨中抽小樣送到業務部門進行檢驗。業務部門對小樣進行檢驗后,在收貨單據中填寫檢驗結果,批示處理結果。

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