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提高工作效率的簡要途徑

手機:M版  分類:創業學院  編輯:小偉

提高工作效率的簡要途徑 標籤:提高知名度 賺錢途徑 創業途徑 管理效率 學習效率

  不管是主動還是被動,管理與技術員工都試圖通過提高效率來緩解工作壓力。加之現代人力資源管理的導向為效率優先,致使員工在完成工作指標的同時,不得不時刻首先考慮提高工作效率。在績效管理的框架中,每個管理人員都必須是自己的時間管理者,以提高個人的績效。

  制定一份工作計劃。對於技術與管理員工,制定計劃的周期可定為一個月。但應將工作計劃分解為周計劃與日計劃。每個工作日結束的前半個小時,先盤點一下當天計劃的完成情況,並整理一下第二天計劃內容的工作思路與方法。聰明的管理者會改儘力完成當天的工作,因為當天完不成的工作將不得不延遲到下一天管理者工作性質決定的。

  因為,管理者每天都會遇到一些意想不到的情況,以及上級交辦的臨時任務。如果完成。這樣必將影響下一天仍至當月的整個工作計劃,從而陷入明日復明日的被動局面。在制定日計劃的時候,必須考慮計劃的彈性。不能將計劃制定在能力所能達到的100%,而應該制定在能力所能達到的80%。這是你每天的計劃都是100%,那麼,在你完成臨時任務時,就必然會擠占你業已制定好的工作計劃,原計劃就不得不拖期了。久而久之,你的計劃失去了嚴肅性,你的上級與會認為你不是一個很精幹的員工。

  將工作分類。分類的原則主要包括輕重緩急的原則,相關性原則,工作屬地相同原則。輕重緩急包括時間與任務兩方面的內容。很多時候管理者會忽略時間的要求,只看重任務的重要性,這樣理解是片面的。相關性主要指不要將某一件任務孤立地看待。因為管理本身是一項連續性的工作,任務可能是過去某項工作的延續,或者是未來某項工作的基礎。

  所以,任務開始以前,先向後看一看,再往前想一想,以避免前後矛盾造成的返工。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業務盡量歸併到一塊完成,這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費。這一點對現場工作員工猶為重要。如果這一點處理的好,可避免在現場、自己的辦公室、物資部、監理、業主及其它部門之間頻繁接觸。既節約了時間,又少走了路程,還提高了工作效率,何樂而不為呢?

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  在規定的時間內完成約定的工作。管理人員在接收工作任務的同時,都被要求在規定的時間內完成。時刻將時間與質量兩個要求貫穿在完成任務的過程當中,並儘可能提前。將任務完成的時間定在提交任務成果的最後一刻是很不明智的,這與上面提到的計劃的彈性是一脈相承的。因為,事情總不一味按個人主觀設定前進。當應當提交的任務與臨時的事項衝突時,就陷入了魚與熊掌的被動狀態。一個能每次按期完成工作任務的管理員工,即使不天天加班加點,即使不顯得終日忙忙碌碌,也會讓主管覺得你是一個讓人放心的人,而不是天天追問你工作的進度如何了。

  敦促過程管理者。因為某項工作會涉及多個部門或是崗位,假如讓你來組織這項工作,你會怎麼辦?由於這項特定的工作有很多中間環節,所以增加了協調的難度。管理人員在組織某項工作時往往只偏重於自己本身所應完成的職責,將工作傳遞到相關工作部門與工作崗位之後便聽之任之了。這樣,你會發現工作總是不能按時完成。

  在檢查工作結果的時候,所在的中間環節又各自抱怨給予他的時間太短了,或者是某個中間環節耽誤的時間太久了等等。而工作結果只有一個,那就是你沒有按期按質量完成工作,你的業績等級被打了折扣。所以作為一名管理者,要把握工作的完整性。在事先給定各個中間環節完成工作時間的同時,要經常關注他完成的質量與進度,以免其中的某個或是某些環節影響整體工作進度。所以,作為一名組織者,你的職責不僅僅是將文件傳遞出去,更重要的是敦促你的中間環節處理者按你的要求及時完成分管職責。

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  有效地管理時間可以大大提高工作效率,所以對於時間管理的方法研究是永恆的,因為每個人只有有效地管理自己的時間才能有效地提高自己的績效。

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