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企業駐外機構如何實施有效管理

手機:M版  分類:創業學院  編輯:曉艷

企業駐外機構如何實施有效管理 標籤:績效管理 有效溝通 專利代理機構 企業管理 企業管理制度

  x駐外機構,不論是辦事處或是分公司,其實都是一個企業的外派執行機構,因此,駐外機構的組織架構不僅要合理設置,充分體現“麻雀雖小,五臟俱全”的特點,而且,還要完善職能,狠抓制度建設與內部管理,避免“將在外,君令有所不授”的管理“短板”,那麼,駐外機構應該如何有效地實施日常的各項管理制度呢?

  1、考勤管理:駐外機構由於遠離企業本部,其日常活動遊離於公司視線之外,因此,作為管理體系中的考勤管理尤其重要,它是駐外機構各項工作順利、有序開展的保障。派出機構的考勤一般以企業的相關考勤制度為基準,比如,行政辦公人員遵循朝九晚五的考勤模式,營銷人員或外務人員按照月度工作計劃表進行考勤,針對特殊地區,比如新疆等,工作時間時差要順延2個小時。對於遲到、早退,這樣介定,上班時間開始后30分鐘內到崗為遲到,上班時間60分鐘後到達或下班時間超過30分鐘前離崗為曠工,並對遲到、早退或曠工予以不同程度與數額的處罰。對於請休假方面,規定辦事處或分公司負責人及其各級下屬所擁有的請休假天數權限,並要填寫請假單,履行正常請休假流程,對於無故超假、或不及時銷假,不以程序操作者,予以曠工或罰款處理,以維護制度的權威性。

  2、資料管理:駐外機構在設立后,會收到企業本部發來的各種各樣的文件和資料,對於這些資料,作為駐外機構的負責人,要安排行政人員定期進行檢查和整理,確保公司資料、文件的完整與有序性,保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確,並對文件資料進行分類管理,如月度計劃、月度報告、相關報表、人事檔案、往來傳真件、總部資料、日常報表、審批報表及光盤廣告帶等,便於銷售督導的審查,如發現管理不善者,將要求立即改正。駐外機構資料要制定查閱流程,並不得給無關人員查看,特別是有關企業戰略、新品研發、薪酬體系、經銷商檔案狀況等資料,要做安全保存,有相關內容的電腦要設置屏保密碼和開機密碼,機密資料要設打開權限密碼,違反規定者,要根據情節輕重,給以警告或相應經濟處罰。此外,駐外機構工作人員,除非工作需要可以上網外,不得瀏覽與工作無關的網站,若違反規定,要給予相應的罰款處理。

  3、財產管理:駐外機構由於工作需要,須購置各種辦公及生活設備甚至自行採購一些促銷用品,這些物品都屬於企業財產,因此,任何員工都要愛護和珍惜,不得隨意破壞,駐外機構設立后,所有財產都要填寫《財產清冊登記表》,並傳真回企業存檔。各駐外機構負責人為財產責任人,富有對財產的保管和監護權,對於損壞財產的行為,要追究財產負責人的責任,財產負責人也可以相應追究下屬當事人的經濟賠償責任。對於駐外機構財產的後期維護費用,應納入營銷管理費用,參與績效考評。如駐外機構負責人工作調動,可以將財產責任轉移給下任或授權人,公司對原財產負責人進行財產離任審計,並要求移交雙方列明財產清單及使用狀況並簽字確認。虛報財產、虛報物品、促銷品、辦公用品價值者,經查處,要處以虛報數額數倍以上罰款,嚴重者予以免職。

  4、辦公管理:駐外機構作為企業在外設置的一個“窗口”,代表着公司的形象和風貌。因此,作為駐外機構的所有人員都要在精神狀態、言談舉止、服飾禮儀等方面,處處展示企業良好的素養。駐外機構的辦公場所要保持乾淨整潔,並不得隨意留宿企業規定以外的人員住宿,違反者要予以經濟處罰,辦公人員上班期間,要衣冠整潔、儀錶端莊,工作時間內不能穿拖鞋、睡衣、聽歌、玩遊戲、上網聊天、接待與工作無關的外人等。辦公區要突出,所用房子面積要佔總面積的50%以上,辦公區要有明顯的辦公氣氛。駐外機構的人員個人手機號碼或駐外機構電話號碼更換時必須提前向企業本部申請,未獲得批准而更改電話號碼導致公司無法聯繫者,要予以重罰。駐外機構更換地址須先得到企業相關部門審核、有關負責人審批,沒有獲得批準不準私自搬遷等等。

  當然,作為駐外機構的管理實施細則還有很多,不同的行業、不同的企業,其駐外機構的管理方式也各不相同,這裡限於篇幅,不再一一表述。

  總之,駐外機構管理制度的執行,“成也在人,敗也在人”,企業本部只有牢牢“抓”住了駐外機構的日常管理與運做,強化執行力,既適當授權,又有效監督,防患於未然,避免內部“腐敗”,駐外機構才能煥發出其特有的天時、地利、人和的優勢,從而在企業本部的領導下,心往一處想,勁往一處使,更好地展現企業勃勃的發展生機,從而讓企業始終立於不敗之地。 呢性理職等述。。

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