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彈性工作也有界線

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彈性工作也有界線

  

“以人為本”,就是承認人與人之間的差異,而尊重人並認同性格與習慣上的差異,便是人本的重要一環。

  彈性工作所以能體現人本,就在於它放大了個性空間。但如何放大而不散?

  隨着網絡與電子郵件的發達,傳統朝九晚五的工作時間模式被改寫了,愈來愈多的公司採取人性化的“彈性工作”制度。但這也給管理帶來了挑戰與爭議,身為管理者該如何拿捏分寸?

  將責任定義清楚

  一般而言,彈性工作的定義大概可以分兩種:一是“早來早走、晚來晚走”,每天至少需工作滿8小時;另一種是沒有時間限制的“責任制”,只要在期限內將工作任務完成即可。

  不管採取何種方式,“溝通”無疑是實施彈性工作制最重要的一環。尤其每個人工作不在同一時間,對於所謂“責任”的定義就必須更清楚。

  現在電子、網絡雖然很發達,但是你卻看不到人與人面對面溝通時,可能反映出的態度和表情,這些隱藏性因素對於主管的決策往往也很重要。

  雖然通過e-mail的文字溝通,有時候可以抵減一些人際溝通時可能會產生的負面情緒,但真正重要的不是溝通工具的便利性,而是每個人在彈性的工作環境里,對於工作規劃的前提與目標是否都清楚地接收到。

  因此除了善用便利的電子郵件外,部門內也一定要有彼此分享的共同時間。尤其對主管來說,一定要在共同時間內,對所有成員狀況都有很好的掌握與分享,這樣員工之間才不會有認知上的落差。

  用自律文化影響員工

  在彈性工作制度下,如果要兼顧紀律與效率,最好的方式有時未必是另訂一套嚴格的規範,而是在公司內部形成一種“自律”文化,透過文化去影響、約束員工的行為最有效。通常越是在人才競爭激烈的環境里,“自律行為”就越比設計任何防範制度有效。

  雖然彈性工作制是基於人性化的考量,容許員工的工作模式有差異,但是公司運作畢竟還是要有紀律維持,如若規範不清楚,就容易形成部門之間產生過大的

管理差異。此時,身為主管,最好也要有一套標準,尤其是人事主管,更要去清楚定義彈性工作的範圍,並提醒主管,不要讓公司部門內有太大的差異。

  正如同樣工作到晚上11點,隔天上班時,有人是9點多到,有人卻是10點多或更晚才到一樣,這時主管如果把握不好分寸,員工就會質疑:“界線到底在哪裡?”處理不好,內部士氣就會被擾亂。如果剛好公司有加班費規定,這時人事主管或是主管就可以提醒員工:“工作晚不代表可以晚來,公司可以報加班費。”

  另外,適度的輔助措施也是維持紀律的好方法。例如,在奧美公司,他們雖然沒有嚴格規定員工的上下班時間,也不打卡,但是他們要求員工必須填寫日報表,每日記錄與客戶、廠商互動的進度等。透過這種溝通模式,仍然可以在彈性與紀律之間取得平衡。

  切忌“時緊時松”

  對主管來說,在管理上要切忌“時緊時松”的態度,因為自由的彈性往往會“一放難收”。如果真的碰到非要採取緊縮的管理政策時,主管一定要在溝通上有所準備,尤其在主觀的想要“導正”員工行為前,這個過程非常重要。千萬不要光有想法或聽到別人給的意見,就武斷地公布新規定。多與員工溝通新的想法,聽聽他們的意見,才能讓新政策落實的機會增加。

  其實現在年輕的員工,只要你把新制度後面的道理解釋清楚了,對於新的管理想法,接受度通常不會太低。

  此外,主管也會碰到“越有能力的人意見越多”的管理難題,有時決策意見很難不受影響,因此也難免要用特殊的方式來解決,但更重要的是,公司的制度畢竟還是主體,千萬不要讓個人問題形成管理上的挑戰。如果平日橫向與直向的溝通都暢通無阻,員工反彈的聲音自然會減少。

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