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商務談判:關注日本特色

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  黨的十六報告明確提出要堅持改革開放,積极參与國際經濟技術合作和競爭,不斷提高對外開放水平。在這裡參與國際經濟技術合作和競爭是推動經濟發展的一種重要手段,尤其在國際經濟技術合作競爭中日益頻繁的今天,更是被廣泛推廣和運用。其中國際經濟技術的合作,又是通過具體的商務談判,取得雙方共識后才實現的。那麼這類談判是通過什麼樣的途徑和方式商談,如何談,是大有學問的。在眾多的談判方式中,日本企業的談判方式頗具文化特色,準確地把握它,這對我國各類企業尋求合作夥伴,發展對外貿易而進行各種商務談判(包括對日本企業談判)具有現實的參考價值和借鑒意義。

  尋求合作的前奏根植於日本文化的日本企業在尋求合作夥伴時表現一種慎重與合規性,很重視與業務夥伴的初次接觸。為此往往喜歡通過介紹人來取得首次接觸,而且對介紹人的身份或地位看得較重,介紹人名望高信譽可靠,日本企業就易與對方迅速確立友好的關係,爾後的談判就幾乎是成功的一半。日本企業界有這樣一種觀念,即介紹人身上現有的一切責任感理應隨着引見或推薦,自動延伸到被介紹者那裡,所以日本企業視介紹人為商務談判中的一個組成部分而備加重視。

  商務談判的準備日本企業談判受群體決策這一獨特企業決策方法的影響,談判前準備注意吸收企業智囊團的建議,會談前的準備工作極為仔細,先由談判小組就某些計劃與設想在職工中徵求意見,並求得共識,而後將統一的意見在企業內進行廣泛而詳盡闡述,直至形成談判的基本方針,以便減少談判失誤,提高談判成功率。

  發揮群體的作用在確定了商務夥伴或貿易合作對象,完成商務談判準備工作之後,方進入實際談判。在談判桌上除交換雙方書面文書外,尚需要交換雙方的意見,這時日本企業談判代表表態總是非常謹慎。在他們看來談判代表在事先未獲得談判組其他成員就擅自提出自己的觀點是不明智的,團體內部的一致性高於一切,這反映了日本人謀求和諧一致的團體精神。所以,在徵詢日本夥伴的意見時,你完全不必注意個別人的意見,應將各個獨立的人當作一個整體來對待,即使與某個談判代表人交換意見取得成功,但若其他談判成員保持沉默,仍將無濟於事。

  間接語言的表達當雙方進行正式會談中,日本企業代表交談風格一般為含蓄式,即交談中的語言含有較少明確的信息,給人一種言不盡意的感覺,但是他們的眼神、手勢或面部表情等非語言溝通方式卻可能顯示出談判的真實意圖。同理,他們對別人的這些非語言方式也很敏感。所以對方只有聯想到與某一陳述有關的上下文,並結合當時非語言溝通方式,方能充分理解該陳述的真實含義。

  切入主題的磋商一般情況,談判磋商若出現意見分歧,日本人傾向是不願將衝突公開化。他們比較講究以婉轉的、含蓄的方式或旁敲側擊來對待某一爭議,以避免與對方的直接爭辯,他們商談問題注重情面,但強調心靈的交鋒,而不作明確語言交流,剋制或忍耐是一種慣例,體現出日本人的價值觀。所以一般在爭論問題時,他們一般不看對方的眼睛,而是直視對方的胸部,力求避免對方視線的直接接觸。否則被認為是一種缺乏修養或被激怒的表現。

  會談時間的把握日本企業對談判的時間概念有獨特的理解,他們似乎把會晤和交談以謀求共識所用的時間看作是一種無限資源。因此,在討論問題時總喜歡作長時間的思考,尤其是在回答對方提問或要求時似有一種驚人的耐久力,甚至在較長時間處於沉默思考之中。這種把談判的時間拖延得足夠長,往往容易使對方變得急躁而做出原來不該有的讓步。或許這才是日本人的真正用意所在,是一種談判策略。但是他們參加談判入會的時間觀念卻很強,寧願早到等候,卻憎惡哪怕一分鐘的遲到。

  正式合同的簽訂。不同的簽約風格對合同的最後達成至關重要,儘管會談可能已經取得共識,但只有起草成正式文本方才達到談判的最終效果。通常日本企業傾向於簡短的合同格式,喜歡用簡單的文字來達成商談協議,這種協議合同的簽訂,是建立在相互信任和理解的基礎之上的。

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